Sistemler Neden Çöker: Yanlış Prosedürler mi, Zihinsel Blokajlar mı?

Sistemler Neden Çöker: Yanlış Prosedürler mi, Zihinsel Blokajlar mı?

Sistemler Neden Çöker: Yanlış Prosedürler mi, Zihinsel Blokajlar mı?

Mükemmel prosedürler, hazır kalıplar ya da ithal sistemler neden bir süre sonra tıkanır? Çünkü kağıt üzerindeki kurallar ne kadar kusursuz olursa olsun, onları yürütecek zihniyet hizalanmadıkça çarklar dönmez. Dışsal düzen ile içsel dönüşümün buluştuğu yere davetlisiniz.

İş hayatında veya kişisel yolculuğumuzda bir şeylerin yolunda gitmediğini hissettiğimizde ilk refleksimiz nedir?

Genellikle ilk yaptığımız şey yeni kurallar koymak, yeni hedefler belirlemek ya da yeni sistemler uygulamaya çalışmak olur.

Yıllarca tekstil sektöründe çalıştım... Bir dönem "Yalın Üretim" adı altında, Toyota’nın otomotiv sektörü için geliştirdiği sistemler tekstile dayatıldı. Yıllarca eğitimler verildi, prosedürler yazıldı, insanların bunlara uyması için uygulamalar yapıldı. Ama sonuç? Sistem asla ve asla tam anlamıyla hayata geçemedi.

Peki neden?

Çünkü ne o sistem tekstil sektörünün dinamiklerine tam uyuyordu, ne de insan zihniyeti ve kas yapısı bu sistemi özümsemeye hazır hale getirilmişti. Dışarıdan ithal edilen bir kural seti, içerideki gerçeklikle hizalanamadı.

Bir firma ya da kurum da tıpkı bir insan gibidir.

Çok basit ama açıklayıcı bir örnek üzerinden bakalım: Mağazada harika görünen, etikette tam sizin bedeniniz yazan, dünyaca ünlü bir modacının elinden çıkmış bir kıyafet beğendiniz. Deneme kabinine girip giydiniz ve ayna karşısına geçtiniz... Sonuç hüsran.

Kumaşı çok kaliteli, kesimi kusursuz olabilir. Ancak o kıyafet sizin gerçek beden yapınıza, hareket alanınıza ve taşımak istediğiniz ruh halinize uymuyorsa içinde rahat edemezsiniz; ya dikişler patlar ya da hareket kabiliyetinizi tamamen yitirirsiniz.

Kurumlar da aynen böyledir.

Toyota’nın Yalın Üretim’i veya popüler bir yönetim sistem prosedürü, başkasının bedenine göre biçilmiş mükemmel bir "kıyafet"tir. Ancak kendi sektörünüzün gerçeklerine, kurum kültürünüze ve çalışanların zihinsel yetkinliğine göre terzi usulü yeniden biçilmemiş her sistem; tıpkı o uyumsuz kıyafet gibi bünyeyi sıkmaktan, yormaktan ve hareketsiz bırakmaktan öteye gidemez.

Gerek kişisel hayatımızda yeni bir alışkanlık kazanmaya çalışırken gerekse bir kurumda yeni bir kalite yönetim sistemi kurarken düştüğümüz en büyük tuzak budur: Başkasının kumaşını, kendi içsel dinamiklerimizi hesaba katmadan üzerimize zorla oturtmaya çalışmak.

Peki, hem kurumlar hem de bireyler için gerçek ve kalıcı dönüşüm nasıl sağlanır?

• Kök Nedeni ve Sahayı Doğru Okumak: Dışarıdan ithal edilen kuralları direkt uygulamak yerine; sektörün, kurumun veya kendi zihninizin gerçek ihtiyaçlarını teşhis etmek gerekir.

• Süreç ile Zihniyeti Birlikte Yapılandırmak: Bir tarafta analitik disiplinle hazırlanmış gerçekçi bir yol haritası (süreç yönetimi) dururken, diğer tarafta o haritada yürüyecek olan zihniyeti (çalışanların/bireyin hazır oluşunu) hazırlamak şarttır.

Sadece kağıt üzerindeki prosedürleri değiştirmek, sadece etiketteki bedene bakıp uyumsuz kıyafeti zorla giymeye çalışmak gibidir; geçici bir çaba yaratır ama sürdürülemez.

Gerçek dönüşüm; dışsal düzen (prosesler ve sistemler) ile içsel düzenin (zihniyet ve kültür) aynı yöne hizalanmasıyla mümkündür. Çarklar ancak bu iki güç birleştiğinde takılmadan, içten dışa doğru dönmeye başlar.